TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Công ty tổ chức sự kiện hoanghaistore.com là solo vị cung ứng dịch vụ tổ chức sự khiếu nại trọn gói, uy tín, quality và bài bản nhất tại TP.HCM. Với nhiều năm tay nghề trong ngành tổ chức triển khai sự kiện, hoanghaistore.com chia sẻ đến bạnquy trình tổ chức sự kiện bài bản được công ty triển khai từ trước mang lại nay:

1)Nhận thông tin tổ chức sự khiếu nại từ quý khách (Briefing)

Khởi đầu bằng vấn đề nhận tin tức từ Brief xuất xắc RFP (Request for proposal) từkhách hàng. Bạn làm sự kiện có được những thông tin cơ bản: Mục đích, vì sao tổ chức sự kiện, thời gian, con số tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

Bạn đang xem: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

2)Sáng tạo nên Concept với Theme

Concept là ý tưởng phát minh chủ đạo của một sự kiện, thường được fan làm event ví như “linh hồn của Event” cho nên vì thế bước có mặt Concept cho event rất quan lại trọng. Sau khoản thời gian đã gồm Concept, người ta sẽ cải tiến và phát triển được Theme (Chủ đề của Event), mọi hiệu ứng về phần thường nhìn như xây dựng sử dụng vào chương trình, vấn đề trang trí, buổi giao lưu của Event sao cho cân xứng với Concept sẽ định ra. Nói thêm về Theme, ví như Concept là “Linh hồn” thì Theme là “Diện mạo” của Event. Theme chi phối toàn thể nội dung và các vận động ở Event.

Ví dụ event ra đôi mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn Theme thì nên thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng”đó, có thể qua những gam màu bùng cháy trẻ trung, qua hình ảnh các đấng mày râu trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò đùa trong event thật trẻ em khỏe, năng động.

Để đã đạt được Concept cùng Theme, bạn ta phải nhờ trên những thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa truyền thống và hành vi chi tiêu và sử dụng của khách hàng hàng, và phương châm truyền thông của việc kiện. Quy trình cùng nhau ngồi trở nên tân tiến các ý tưởng về Concept cùng Theme bạn ta điện thoại tư vấn là Brainstorm.

3) Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta cách tân và phát triển ra các Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này đề xuất xoay quanh phát minh chủ đạo là Concept. Cùng sau khi cải tiến và phát triển được các ý tưởng rồi thì tín đồ ta phác thảo planer (proposal) dựa vào Ý tưởng đó. Một Proposal giỏi phải vẽ ra đến khách hàng/cấp bên trên bức tranh mang ý nghĩa khả thi về việc thực hiện event đó: Ý tưởng, Mục tiêu, nội dung chương trình, quy trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, phương thức đo lường hiệu quả… chúng ta có thể tìm hiểu thêm bài viết chỉ dẫn viết Proposal.

Để cho những người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thường thì phải bao gồm các kiến tạo đi kèm: Băng Rôn, Vé mời, chống sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sảnh khấu… Càng chi tiêu cho phần thiết kế, kế hoạch của doanh nghiệp càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ lấn sân vào lòng người và thời cơ thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn). 1 phần không thể thiếu thốn nữa là lập Dự trù ngân sách đầu tư (nếu khiến cho công ty), hay báo giá (làm mang lại khách hàng)

4) biểu lộ kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau lúc đã có trong tay kế hoạch, các kiến thiết và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bước đầu cho bước gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) planer của mình. Trải qua việc thuyết trình, các bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như vậy nào, cường độ khả thi ra sao, một vài khách hàng/cấp bên trên sẽ đòi hỏi bạn mang đến họ thấy được đại lý đánh giá, đo lường kết quả mà sự kiện đưa về cho họ. Ví như Sự kiện mà các bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu ước tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho mình tiến hành.

5) xúc tiến thực hiện(Execution)

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải nhân ái sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, chúng ta cần kêu gọi Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của nhà ban khác để thực hiện, nhiều khi bạn còn buộc phải thuê ngoài để có người cung cấp bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, bài toán này hẳn đang có các bước riêng và gồm có nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên trình độ của mình: phần tử Phụ trách quý khách hàng (Account), phần tử Thiết kế (Design), phần tử Ý tưởng (Creative), phần tử Sản xuất (Production), thành phần Tài chánh (Finance), phần tử truyền thông đối ngoại (PR-Media)… Nhiệm vụ của chúng ta – một người quản lý dự án, ví dụ là thống trị chính event này, là kết nối các thành phần nhằm thực hiện thông liền Sự kiện. Các bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, cắt cử công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cố gắng thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc quá trình của từng bộ phận nhằm đảm bảo an toàn công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự khiếu nại (Pre-Event) sẽ có nhiều hạng mục cần được tiến hành: Từ điều tra khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho tới thuê nhân sự, vui chơi giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp ráp (set up), media cho chương trình, thu xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng phê duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật điều tỉ mỷ và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các xui xẻo ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến tương xứng nữa.

Xem thêm: Nên Mua Quần Áo Sơ Sinh & Trẻ Em Hãng Nào Là Tốt Nhất? Moona Việt Nam Quần Áo Sơ Sinh Cao Cấp

Trong sự kiện (At-Event)

Sẽ phải thật chu đáo và tráng lệ và trang nghiêm để hoàn thành. Bên cạnh đó còn phải dự trữ các rủi ro ro, sự cố rất có thể xảy ra để sở hữu biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Sau sự kiện ( Pre Event) vẫn còn rất nhiều việc buộc phải làm, ngay tại hiện nay trường, bọn họ sẽ phải thu dọn, bàn giao vị trí cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê sở hữu từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm sự kiện (Event team) nạp năng lượng mừng sau thời điểm tổ chức thành công (thậm chí là ko thành công hoàn toàn có thể vẫn đề xuất đãi họ một chầu).

6) Đánh giá, tổng kết và report (Evaluation and Report)

Một vài hôm sau đó bọn họ phải làm các việc sau nhằm gởi báo cáo tổng kết cho người tiêu dùng và tổng kết, quyết toán cùng với công ty:

Quyết toán đưa ra phí, các hạng mục tạo nên thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự vào chương trình.

Tổng kết lại các gì đã có tác dụng được, không làm được, đo lường tác dụng chương trình: bao nhiêu fan tham dự, bao nhiêu bạn đăng ký mua hàng (nếu có), bình luận của họ

Công tác quảng cáo, truyền thông: từng nào banner đã có được treo, bao nhiêu tờ phơi vẫn phát, phát sống đâu, bao nhiêu bài bác PR vẫn được chuyển lên báo…Các hình ảnh báo cáo, các link… thêm kèm.

Trong sự kiện team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút gớm nghiệm… càng nhanh càng tốt ngay sau event vì vấn đề đó rất đặc trưng để bọn họ có những event tiếp theo được nâng cao theo chiều hướng giỏi hơn.

Như vậy là họ đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc triển khai một sự kiện. Dẫu vậy trên thực tế, số đông gì phải khiến cho một sự kiện không chỉ là gói gọn gàng trong một, nhị trang giấy, mà lại nó là mặt hàng tấn quá trình của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, phía sau một Event, có không ít thứ nhằm làm.